Bewerbungsunterlagen für die Wohnung: Was Sie vor dem Absenden schwärzen dürfen
In Ihren Bewerbungsunterlagen für eine Wohnung dürfen Sie alles schwärzen, was der Vermieter für die Entscheidung nicht braucht: Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Konfession und Krankenkasse auf der Gehaltsabrechnung, einzelne Ausgaben auf dem Kontoauszug, Ausweisnummer und Zugangsnummer auf der Ausweiskopie. Sichtbar bleiben müssen Name, Arbeitgeber, Nettoeinkommen und Kontostand, sonst ist der Nachweis wertlos. Entscheidend ist, dass die Schwärzung dauerhaft ist: Ein schwarzer Balken in einem normalen PDF-Programm lässt den Text darunter kopierbar.
Was ein Vermieter überhaupt fragen darf
Die Datenschutzaufsichtsbehörden (Datenschutzkonferenz, Orientierungshilfe zur Einholung von Mieterdaten) unterscheiden drei Phasen. In jeder Phase darf der Vermieter nur erheben, was er in dieser Phase braucht (Art. 5 und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO):
| Phase | Was der Vermieter erheben darf | Was er noch nicht verlangen darf |
|---|---|---|
| Besichtigung | Name, Kontaktdaten | Einkommen, Ausweiskopie, Bonitätsauskunft |
| Ernsthaftes Mietinteresse (Mieterselbstauskunft) | Anzahl der einziehenden Personen, Beruf, Arbeitgeber, Nettoeinkommen, bestehende Mietschulden, Insolvenz | Familienstand im Detail, Religion, Staatsangehörigkeit, Vorstrafen, Kinderwunsch, Mitgliedschaften |
| Vertragsabschluss | Einkommensnachweise der letzten drei Monate, Bonitätsauskunft, Ausweis zur Identitätsprüfung (Einsicht, nicht zwingend Kopie) | Kontoauszüge mit allen Buchungen, vollständige Ausweiskopie ohne Schwärzung |
Für Sie als Bewerber heißt das: Was der Vermieter in der jeweiligen Phase nicht erheben darf, dürfen Sie in Ihren Unterlagen unkenntlich machen. Eine freiwillige „Komplett-Mappe" mit ungeschwärzten Dokumenten liefert mehr Daten, als jede Vermieterin verlangen dürfte.
Dokument für Dokument: Das dürfen Sie schwärzen
Mieterselbstauskunft
Die Selbstauskunft füllen Sie selbst aus, hier geht es nicht um Schwärzen, sondern um Weglassen. Fragen nach Religion, Staatsangehörigkeit, Partei- oder Gewerkschaftsmitgliedschaft, Krankheiten, Schwangerschaft oder einem laufenden Strafverfahren sind unzulässig. Sie dürfen sie unbeantwortet lassen; bei unzulässigen Fragen gilt nach herrschender Meinung sogar ein „Recht zur Lüge", ohne dass der Mietvertrag deswegen später angefochten werden kann.
Gehaltsabrechnung / Einkommensnachweis
Der Vermieter braucht: Ihren Namen, den Arbeitgeber, den Abrechnungsmonat, Brutto- und Nettoeinkommen. Alles andere darf schwarz werden:
- Steuer-Identifikationsnummer und Sozialversicherungsnummer
- Krankenkasse (Rückschluss auf Gesundheit)
- Konfession bzw. Kirchensteuer (besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO)
- Steuerklasse und Kinderfreibeträge (verraten Familienstand und Kinder)
- Pfändungen, Vorschüsse, Gewerkschaftsbeiträge
- Ihre IBAN
Die Details stehen in unserer Anleitung Gehaltsabrechnung schwärzen.
Kontoauszug
Viele Vermieter verlangen ihn trotzdem, obwohl die Gehaltsabrechnung meist genügt. Wenn Sie einen Kontoauszug beilegen: Gehaltseingang und Saldo bleiben sichtbar, einzelne Ausgaben (Empfänger und Verwendungszweck) dürfen Sie schwärzen. Siehe Kontoauszug schwärzen: Was Vermieter, Jobcenter & Co. sehen dürfen.
Ausweiskopie
Der Vermieter darf Ihre Identität prüfen, indem er den Ausweis ansieht. Eine Kopie ist nur mit Ihrer Zustimmung zulässig und muss als Kopie erkennbar sein. Wenn Sie eine Kopie schicken: Ausweisnummer, Zugangsnummer (CAN), Augenfarbe, Größe und die maschinenlesbare Zone dürfen weg. Name, Geburtsdatum und Foto bleiben. Anleitung: Ausweis schwärzen.
Bonitätsauskunft (SCHUFA)
Verwenden Sie die Bonitätsauskunft für Vermieter (kostenpflichtig) oder die Datenkopie nach Art. 15 DSGVO (kostenlos). Bei der kostenlosen Datenkopie sehen Sie alle gespeicherten Verträge und Konten; diese Details dürfen Sie schwärzen, der Score und das Ergebnis „keine negativen Einträge" müssen lesbar bleiben.
Mietschuldenfreiheitsbescheinigung und Arbeitsvertrag
Die Bescheinigung des bisherigen Vermieters enthält selten Überflüssiges. Beim Arbeitsvertrag reichen die erste Seite (Parteien, Beginn, Position) und die Gehaltsklausel; Nebenabreden, Geheimhaltungsklauseln und Ihre Bankdaten dürfen Sie weglassen oder schwärzen.
So schwärzen Sie die Unterlagen richtig
- PDF statt Foto. Laden Sie Gehaltsabrechnung und Kontoauszug als PDF aus dem Portal herunter oder scannen Sie sauber. Abfotografierte Seiten lassen sich schlechter lesen und schlechter schwärzen.
- Öffnen Sie jede Datei in einem Schwärzungstool. Ein KI-Tool wie PDF Schwärzen AI erkennt Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, IBAN und Namen automatisch; Sie entfernen die Markierung bei allem, was sichtbar bleiben soll (Name, Nettoeinkommen).
- Schwärzen Sie gezielt, nicht pauschal. Ein Nachweis, auf dem auch Betrag oder Arbeitgeber fehlen, wird abgelehnt.
- Exportieren Sie eine geflättete Kopie. Prüfen Sie: Lässt sich der Text unter dem Balken noch markieren? Dann war es keine Schwärzung.
- Fassen Sie die Dokumente zu einer Mappe zusammen und schicken Sie sie per E-Mail oder über das Portal des Vermieters, nicht über Messenger-Dienste.
Warum ein schwarzer Balken nicht reicht
Wer in Word, Vorschau oder einem einfachen PDF-Editor ein schwarzes Rechteck über die Steuer-ID zieht, hat die Zahl nicht entfernt. Sie bleibt in der Textebene der Datei und lässt sich mit Markieren und Kopieren wieder sichtbar machen. Echte Schwärzung rasterisiert die Stelle, entfernt die Textebene und bereinigt Metadaten. Mehr dazu im Leitfaden PDF schwärzen.
Häufige Fragen
Darf der Vermieter geschwärzte Unterlagen ablehnen? Er darf nachfragen, wenn eine für ihn erforderliche Angabe fehlt (etwa das Nettoeinkommen). Geschwärzte Angaben, die er nach der DSGVO gar nicht erheben dürfte, sind kein legitimer Ablehnungsgrund. In der Praxis hilft ein kurzer Satz im Anschreiben: „Nicht benötigte Angaben habe ich aus Datenschutzgründen unkenntlich gemacht."
Muss ich eine Ausweiskopie mitschicken? Nein. Zur Identitätsprüfung reicht es, den Ausweis bei der Besichtigung oder Vertragsunterzeichnung vorzuzeigen. Wenn Sie eine Kopie schicken, schwärzen Sie Ausweisnummer und Zugangsnummer.
Reichen die letzten drei Gehaltsabrechnungen oder braucht es den Kontoauszug? In der Regel genügen die Gehaltsabrechnungen. Verlangt der Vermieter zusätzlich Kontoauszüge, dürfen Sie alle Buchungen außer Gehaltseingang und Saldo schwärzen.
Was darf der Vermieter mit meinen Unterlagen machen, wenn ich die Wohnung nicht bekomme? Er muss sie löschen, sobald der Zweck entfällt, also kurz nach der Absage. Sie können die Löschung nach Art. 17 DSGVO ausdrücklich verlangen.
Ist das Schwärzen rechtlich sicher? Ja, solange Sie keine für die Entscheidung erforderlichen Angaben verfälschen. Schwärzen ist Datenminimierung, keine Täuschung.
Loslegen
Schwärzen Sie Gehaltsabrechnung, Kontoauszug und Ausweiskopie kostenlos auf redact-pdf.ai: hochladen, Vorschläge prüfen, geflättete Kopie herunterladen. Vermieter und Hausverwaltungen finden auf der Seite Schwärzung für Hausverwaltungen, wie sie eingehende Unterlagen DSGVO-konform verarbeiten.