Seudonimizar expedientes jurídicos: el método para abogados (escritos, sentencias y pruebas)
Para seudonimizar un expediente, sustituye cada parte, testigo, empresa y dirección por una etiqueta numerada que sea la misma en todos los documentos del expediente, censura en negro los identificadores que nadie necesita después (DNI, NIE, IBAN, número de procedimiento) y guarda la tabla de correspondencias en el expediente del cliente, nunca con los documentos que envías. El destinatario, sea una IA, un perito o un traductor, lee un expediente coherente; nadie fuera del despacho sabe quién es el cliente.
Cuándo seudonimizar y cuándo censurar un expediente
| Destinatario | Qué necesita | Técnica |
|---|---|---|
| IA generativa (resumen, cronología, primer borrador) | Quién hizo qué y en qué orden | Seudonimizar |
| Perito, contable, traductor jurado | El razonamiento completo, no las identidades | Seudonimizar |
| Abogado de otra jurisdicción antes del encargo | Lo suficiente para valorar el caso | Seudonimizar |
| Formación, base de conocimiento, caso práctico | La cuestión jurídica | Seudonimizar y quitar los detalles descriptivos |
| Juzgado, parte contraria, público | Solo aquello a lo que tienen derecho | Censurar |
Para los documentos que van al juzgado o a la parte contraria, la técnica es la franja negra de siempre: lo explicamos en cómo censurar un PDF.
Los tribunales ya trabajan así. El Centro de Documentación Judicial (CENDOJ) del Consejo General del Poder Judicial publica las sentencias con los datos personales de las partes sustituidos, y quien busca jurisprudencia está acostumbrado a leer resoluciones en las que el nombre de las partes ha desaparecido. Si lo que buscas es anonimizar sentencias para una publicación o un manual, el método es el mismo que aquí, más un repaso de los detalles descriptivos.
Una convención de etiquetas que funciona
Primero las partes, por rol. Numéralas por orden de primera aparición en el documento principal y mantén la numeración en todo el expediente:
[Persona 1]demandante,[Persona 2]demandado,[Persona 3]y siguientes para testigos y terceros[Org 1],[Org 2]para sociedades y organismos públicos[Dirección 1]para domicilios,[Fecha 1]cuando la fecha exacta identifica el hecho[Cuenta 1]si una cuenta tiene un papel en la historia (por ejemplo, la cuenta a la que se transfirió el precio)
Escribe la leyenda al principio de tu nota interna, no en el documento que envías: «[Persona 1] = nuestro cliente».
O etiqueta por rol. Muchos despachos prefieren [Demandante], [Demandado], [Testigo 1], [Empleador]: una IA que redacta una contestación entiende mejor los roles que los números. Usa el mismo juego de etiquetas en todo el expediente y evita las iniciales o los nombres de pila reales, que revelan parte de la identidad.
Las variantes van a la misma etiqueta. «Anna Keller», «la Sra. Keller», «Keller», «A. K.» y la firma «A. Keller» son todas [Persona 1]. Aquí es donde más falla el Buscar y reemplazar manual: abreviaturas, nombres partidos entre dos líneas y páginas escaneadas que la búsqueda ni siquiera puede leer.
Abogados, procuradores y jueces: decide una vez. No suelen ser las personas cuyos datos proteges, pero su nombre puede identificar el asunto. La mayoría de los despachos también los sustituye cuando envía el expediente a una IA.
Censura en negro, sin etiqueta, lo que no tiene papel en la historia. DNI, NIE, pasaporte, número de la Seguridad Social, IBAN que no importan, números de tarjeta, el número de procedimiento o el NIG que permiten localizar el asunto. Una etiqueta para un DNI no aporta nada al lector.
Documento por documento
Escritos (demanda, contestación, recursos). Nombre de las partes, domicilios a efectos de notificaciones, letrado y procurador, número de procedimiento. Conserva el órgano judicial salvo que, junto con la fecha, permita identificar un caso conocido.
Contratos. Partes en el encabezamiento («REUNIDOS»), DNI de los firmantes, domicilios, datos bancarios de la cláusula de pago, anexos que mencionan a personas.
Sentencias y autos. Partes, testigos, peritos, a veces el lugar de los hechos. Comprueba si tu copia es la versión publicada por el CENDOJ, ya sin datos personales, o la resolución notificada, que los contiene todos.
Documentos probatorios. Correos electrónicos (remitente, destinatarios, firmas, mensajes anteriores citados), extractos bancarios (titular, contrapartes), informes médicos (paciente, médicos, centro), fotocopias de DNI.
Correspondencia y burofaxes. Los membretes y los pies de página llevan direcciones, teléfonos y números de colegiado o de registro mercantil.
Mantener la coherencia en muchos documentos
La coherencia dentro de un documento es fácil; en un expediente con 30 documentos es lo difícil. Dos reglas prácticas:
- Procesa primero el documento principal, fija la numeración y procesa después los documentos anexos con esa leyenda.
- Revisa los casos raros. Después de procesar, busca en el resultado el apellido, el nombre y las iniciales. Un PDF aplanado ya no tiene capa de texto en la que buscar, así que compruébalo antes de aplanar o confía en la pantalla de revisión de la herramienta.
El modo seudonimización de Censurar PDF AI agrupa las variantes de cada nombre, numera las entidades por orden de primera aparición en todo el documento, muestra cada etiqueta en el editor Studio para que puedas renombrarla ([Persona 1] → [Demandante], el cambio se aplica a todas las apariciones) o volver a censurar en negro un recuadro, y exporta un PDF aplanado con las etiquetas incrustadas y el formato intacto. Funciona también con sentencias y documentos escaneados gracias al OCR.
Dónde guardar la clave
La tabla de correspondencias es información confidencial del cliente, amparada por el secreto profesional (art. 542.3 LOPJ y art. 22 del Estatuto General de la Abogacía Española). Censurar PDF AI te la entrega en CSV (etiqueta → original): guárdala en el expediente con las mismas reglas de acceso que los documentos originales, nunca adjunta a la versión seudonimizada y nunca pegada en el chat de la IA. Cuando la respuesta de la IA vuelva con etiquetas, vuelve a poner tú los nombres.
Preguntas frecuentes
¿Seudonimizar basta para respetar el secreto profesional cuando uso una IA? Elimina los identificadores directos, que son el núcleo del riesgo. Revisa las recomendaciones de tu colegio de abogados y tu hoja de encargo, y quita también los detalles descriptivos cuando los hechos por sí solos identifiquen al cliente.
¿Hay que seudonimizar el juzgado y el magistrado? Solo si, junto con la fecha, permiten encontrar el asunto. Para la mayoría de las tareas con IA, el órgano judicial es un contexto útil.
¿Y si la IA se inventa un nombre en su respuesta? A veces pasa cuando las etiquetas parecen huecos. Las etiquetas con tipo como [Persona 1] lo reducen; indica en tu instrucción que las etiquetas representan a personas reales y que debe mantenerlas tal cual.
¿Puedo dejar los nombres de la parte contraria? Sus datos también están protegidos. En un documento que se envía a un tercero, seudonimiza a todas las personas físicas, no solo a tu cliente.
¿Cuánto tiempo lleva? Minutos por documento con detección automática y una pasada de revisión; horas a mano en un documento escaneado largo.
Siguiente paso
Seudonimiza un expediente con etiquetas coherentes, o lee cómo anonimizar documentos antes de ChatGPT para la lista de comprobación específica de la IA. Si dudas entre técnicas, la diferencia está en seudonimización vs anonimización.