Pseudonymiser un dossier juridique : la méthode pour avocats (parties, pièces, décisions)

Pour pseudonymiser un dossier, remplacez chaque partie, témoin, société et adresse par une balise numérotée qui reste la même dans toutes les pièces du dossier, caviardez en noir les identifiants dont personne n’a besoin en aval (numéros de compte, numéros d’identité) et conservez la table de correspondance dans le dossier client, jamais avec les documents transmis. Le destinataire, IA, expert ou traducteur, lit un dossier cohérent ; personne hors du cabinet n’apprend qui est le client.

Quand pseudonymiser plutôt que caviarder

Les juridictions suprêmes font déjà la même chose. Le Tribunal fédéral suisse remplace les parties par « A.________ », « B.________ » dans les arrêts publiés ; la Cour de cassation a développé son propre moteur d’IA pour pseudonymiser les décisions diffusées en open data, comme le prévoit la loi pour une République numérique. La convention ci-dessous reprend cette logique avec des balises plus explicites.

Une convention de balises qui fonctionne

D’abord les parties, par rôle. Numérotez-les dans l’ordre de première apparition dans la pièce principale et gardez cette numérotation pour tout le dossier :

• [Personne 1] demandeur, [Personne 2] défendeur, [Personne 3]… témoins et tiers ;
• [Org 1], [Org 2] sociétés et administrations ;
• [Adresse 1] adresses, [Date 1] dates quand la date exacte permet d’identifier l’événement.

Notez la légende en tête de votre note interne, pas dans le document transmis : « [Personne 1] = notre client ».

Ou des intitulés par rôle. Beaucoup de cabinets préfèrent [Demandeur], [Défendeur], [Témoin 1], [Employeur] : une IA qui rédige une réponse comprend mieux des rôles que des numéros. Gardez le même jeu d’intitulés sur tout le dossier, et évitez les vraies initiales ou prénoms, qui livrent une partie de l’identité.

Les variantes renvoient à la même balise. « Anna Keller », « Mme Keller », « Keller », « A.K. » et la signature « A. Keller » sont toutes [Personne 1]. C’est là que le Rechercher/Remplacer manuel échoue le plus : abréviations, noms coupés en fin de ligne, et pages scannées qu’il ne sait pas lire.

Avocats et magistrats : décidez une fois pour toutes. Ce ne sont généralement pas eux que l’on protège, mais leur nom peut permettre de retrouver l’affaire. La plupart des cabinets les remplacent aussi avant un envoi à une IA.

Caviarder, et non baliser, ce qui n’a aucun rôle dans le récit. Coordonnées bancaires, numéros de carte, numéro AVS ou de sécurité sociale, de passeport, numéros de procédure consultables. Une balise pour un IBAN n’apporte rien au lecteur.

Pièce par pièce

Conclusions et mémoires. Noms des parties, domiciles élus, avocats, numéro de procédure. Gardez le nom de la juridiction, sauf si juridiction et date suffisent à retrouver une affaire connue.

Contrats. Parties dans le préambule, signataires, adresses, coordonnées bancaires de la clause de paiement, annexes qui nomment des personnes.

Jugements et arrêts. Parties, témoins, experts, parfois le lieu des faits. Les décisions publiées sont souvent déjà pseudonymisées ; vérifiez si vous avez la version publiée ou l’original notifié.

Pièces. Courriels (expéditeur, destinataires, signatures, messages cités), relevés bancaires (titulaire, contreparties), rapports médicaux (patient, médecins, clinique), copies de pièces d’identité.

Correspondance. En-têtes et pieds de page portent adresses, téléphones et numéros d’inscription au registre.

Rester cohérent sur un dossier entier

La cohérence dans un document est facile ; sur un dossier de 30 pièces, c’est la vraie difficulté. Deux règles pratiques :

1. Traiter la pièce principale en premier, fixer la numérotation, puis traiter les autres pièces selon cette légende.
2. Vérifier les cas limites. Après traitement, recherchez le nom, le prénom et les initiales dans le résultat. Un PDF aplati n’a plus de couche texte : faites la vérification avant l’aplatissement ou dans l’écran de relecture de l’outil.

Le mode pseudonymisation de Redact PDF AI regroupe les variantes de chaque nom, numérote les entités par ordre de première apparition sur tout le document, affiche chaque balise dans l’éditeur de relecture (pour la renommer, [Personne 1] → [Demandeur], fusionner deux entités ou repasser un encadré en caviardage noir) et exporte un PDF aplati avec la table de correspondance.

Où conserver la clé

La table de correspondance est couverte par le secret professionnel. Rangez-la dans le dossier client avec les mêmes règles d’accès que les originaux, jamais jointe à la version pseudonymisée, jamais collée dans la conversation avec l’IA. Quand la réponse de l’IA revient avec des balises, c’est vous qui remettez les noms.

Questions fréquentes

La pseudonymisation suffit-elle à respecter le secret professionnel avec une IA ? Elle retire les identifiants directs, qui sont le cœur du risque. Vérifiez les recommandations de votre ordre et votre convention d’honoraires, et retirez les détails descriptifs lorsque les faits suffisent à identifier le client.

Faut-il pseudonymiser la juridiction et le juge ? Seulement si, avec la date, ils permettent de retrouver l’affaire. Pour la plupart des tâches confiées à une IA, le nom de la juridiction est un contexte utile.

Et si l’IA invente un nom dans sa réponse ? Cela arrive quand les balises ressemblent à des trous. Des balises typées comme [Personne 1] limitent le problème ; précisez dans votre consigne que les balises désignent des personnes réelles et doivent être conservées telles quelles.

Peut-on laisser les noms de la partie adverse ? Ses données sont protégées elles aussi. Dans un document transmis à un tiers, pseudonymisez toutes les personnes physiques, pas seulement votre client.

Combien de temps cela prend-il ? Quelques minutes par document avec une détection automatique et une relecture ; des heures à la main sur une longue pièce scannée.

Pour aller plus loin

Pseudonymisez un dossier avec des balises cohérentes, ou lisez comment anonymiser un document avant ChatGPT pour la check-list propre à l’IA.